公司备用金操作流程及管理制度
一、总则
为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，为了防止资金流失、坐支、挪用、他用，加强各项备用金管理，提高资金监管工作效率，特制定公司备用金操作流程及管理规定。
二、备用金适用范围及分类
2.1备用金使用机构范围
1、备用金适用于集团公司各部门；
2、备用金适用于集团公司各子公司；
3、备用金适用于集团公司各分公司（含派外机构）；
2.2备用金使用人员范围
1、采购人员（含物料、固定资产、低耗品）；
2、因公出差的个人；
3、派驻外地项目人员的周转用款；
4、维修维护和临时性劳务所用款；
5、经常性零星开支的综合服务部门的主办人员；
6、出纳人员（含代办人员）；
7、食堂管理员；
8、其他人员；
2.3备用金使用业务范围
为保证公司日常零星支付单独储备现金。凡涉及供应商往来和客户往来项目款严禁使用备用金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种。
1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点。如发工资、奖金、提成等；
2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金，具有一次性、时间较短的特点。如出差，招待，会议等开支。
3、出纳备用金是指因公司日常结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一般不超过规定限额。
三、备用金管理原则
3.1公司严格执行资金（含备用金）由集团公司统一管理原则；
3.2备用金借支和归还时间约定原则：
1、备用金借支时间，按《备用金借款单》列名归还（核销）时间；
2、特殊备用金借支，必须在年末进行清理原则：
（1）首先归还借款，或核销借款；
（2）若急需备用金，在12月最后一日归还后，再在1月1日按借支手续，填报《备用金借款单》，借支备用金。
3.3备用金使用原则：
1、备用金借支，必须实行专款专用原则；
2、备用金使用，只需自己使用，不得挪用、转借他人的原则；
3、备用金收支，不容许业务部门将业务收款，坐支使用资金。
以上三条规定，若发现违反其中任何一条，将在该人员的绩效考核中扣除当月薪酬和绩效考核金额的50%。
四、备用金借支标准
4.1公司各级出纳员（或办事处的代理员）：
1、集团公司出纳员的备用金管理标准：元/次（或日）；
2、各子公司出纳员的备用金借支标准：元/次（或日）；
3、各分公司出纳员的备用金借支标准：元/次（或日）；
4、各办事处代理员的备用金借支标准：元/次（或日）；
4.2公司各级别人员备用金借支标准：
1、董事长可借支备用金：元元/次（或日）；
2、监事长、董秘可借支备用金：元元/次（或日）；
3、总经理、财务副总、下属公司董事长借支备用金的标准：元元/次（或日）；
4、副总、总监、司机、下属公司经理可借支备用金的标准：元元/次（或日）；
5、项目负责人、部门经理、食堂可借支备用金：元元/次（或日）；
6、其他人员，按《备用金借款单》批准金额办理。
4.3公司业务事项借支金额标准
1、正常业务，以公司规定的备用金借款标准金额，执行；
2、特殊业务，以按《备用金借款单》批准金额办理。
五、备用金借支流程
5.1备用金的支出方式
1、支出备用金需要填制《备用金借款单》，经过审批后可支取备用金。
2、对于申请金额超出备用金支出限额的规定金额，出纳是有权拒绝的。
5.2备用金借支审核审批权限
1、董事长可审批全部金额的借支备用金；
2、总经理可审批借支备用金金额：元元/次（或日）；
3、财务副总或财务总监只有审核借支备用金权利；
4、财务经理只有稽核借支备用金的权力；
5、出纳员只有按《备用金借款单》批准的金额办理权。
5.3定额备用金和临时备用金的借支手续流程
1、其他人员定额备用金和临时备用金的借支手续流程
（1）借款人填写《备用金借款单》；
（2）借款人部门负责人签字审核《备用金借款单》事项的真实性；
（3）财务经理稽核《备用金借款单》事项与金额的合理性；
（4）财务总监审核《备用金借款单》合法合规性；
（5）总经理审核或批准《备用金借款单》；
（6）董事长批准《备用金借款单》；
（7）会计主管按《备用金借款单》业务记帐；
（8）出纳复核《备用金借款单》批准金额与实际付款。
2、出纳员定额备用金和临时备用金的借支手续流程
（1）出纳备用金的提取手续：出纳填写《备用金借款单》；
（2）财务经理稽核《备用金借款单》业务；
（3）财务总监审批；
（4）出纳员填写基本户银行现金支票；
（5）会计主管根据审核《备用金借款单》相关票据记帐。
六、备用金管理
6.1备用金分类管理
1、备用金的管理采取非定额（一次性）管理和定额管理两种方式。
2、非定额管理是财会部门根据企业内部某部门或个人实际需要，一次付给库存现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时财会部门根据其所预付的款项和应报销的金额进行清算，如有余额予以收回，若预借款不足，报销时则补足差额。
3、定额管理则是指财会部门对经常使用备用金的部门核定定额，按定额拨付备用金，受用定额备用金后，在报销时，财会部门按照核准报销的金额付给库存现金，补足备用金定额。
6.2备用金按期清理的管理方法
1、登记备用金台账
（1）出纳负责登记备用金台账，包括总账和明细账。
总账记录月初备用金余额、本月新发放备用金金额、本月归还或发票抵扣了多少备用金、本月剩余备用金金额。明细账在总账记录项目基础上，添加备用金持有人、部门、备用金变动日期等信息。
总账与明细账相同项目金额要能核对一致。
（2）会计要设置备用金科目，科目金额与出纳的台账保持一致。
2、建立备用金对账机制
（1）备用金使用人是个人，备用金出纳至少每月与未结清的备用金使用人进行沟通，核对备用金金额，同时督促对方及时结清备用金。
（2）备用金使用人是部门，则相对复杂一些。需要指定专人负责管理该部门的备用金，每月编制部门备用金收支明细。次月月初（5号前），各个部门备用金保管人要把上月备用金的收支明细以及相应的发票，发送给备用金出纳；出纳核对收支明细与备用金台账金额是否一致，是否取得与所办事由相应的发票；不一致，要与对方沟通。
（3）备用金收支明细应当包含以下内容：日期、备用金期初余额、新收到备用金金额、备用金使用金额、使用人姓名、使用事由、剩余备用金金额。
3、在备用金管理上，出纳员一定要做到日清月结。这样一方面可以防止备用金的盘亏，另一方面也可以培养自己良好的工作习惯。
4、财务部门按照借款日期、部门、借款人、金额、用途、归还日期建立《备用金台账》，按约进行清理；
5、出纳员外的备用金借款人必须按2周内归还借款，或按《备用金借款单》归还日期结清。不然，则在《绩效考核兑现》中，一次性扣除50%薪酬的金额的处罚。
6.3备用金的正常管理办法
1、定额备用金实行拨补制，每月25日凭取得相关发票，填写‘费用报销单’经各级审批后，向财务部出纳报销当月开支，补足其定额。
2、定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人。
3、人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续。变更方法采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款。
6.4临时备用金的管理:
（1）临时备用金包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款。
（2）具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认。
（3）临时备用金由借款人以现金归还或费用报销抵冲,填写‘费用报销单’在‘原借款’处写明原借款金额，便于出纳冲销原借款。
（4）部门负责人为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续。
（5）临时借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。
6.5出纳备用金的管理：
（1）出纳备用金的使用者只能是财务部门出纳员。
（2）出纳领取备用金要求开具基本户银行现金支票，不得以收坐支。
（3）出纳备用金必须注意安全第一原则，有专用保险柜存放现金，并且存放地点符合公安、公司安全管理原则。
（4）保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额，特殊情况下的大额存放，必须及时向财务总监报告，以便采取相应的安全措施。
（5）出纳备用金必须日清月结，每天核对帐实数据。
（6）出纳人员管理的备用金的直接责任人为现金管理人出纳员，财务经理、财务总监负连带管理责任。
6.6备用金管理的相关约定
（1）对未转正员工、经常性违反结算纪律的员工实行控制借支。
（2）借支不分金额大小，均须报董事长审批。
（3）员工变更或离职必须及时办理清帐手续，人事部门及其他相关部门有义务及时通知财务部清帐，否则，造成的损失由相关责任单位或部门负责。
（4）财务部出纳于每月25号前清理临时性个人备用金借款，并以文字方式告知当事人，财务部负责人协助催收。
6.5备用金分类管理
1、备用金的管理采取非定额（一次性）管理和定额管理两种方式。
2、非定额管理是财会部门根据企业内部某部门或个人实际需要，一次付给库存现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时财会部门根据其所预付的款项和应报销的金额进行清算，如有余额予以收回，若预借款不足，报销时则补足差额。
3、定额管理则是指财会部门对经常使用备用金的部门核定定额，按定额拨付备用金，受用定额备用金后，在报销时，财会部门按照核准报销的金额付给库存现金，补足备用金定额。
七、备用金归还手续
7.1临时备用金的归还：
临时备用金需按时归还或及时报账冲销，填写《备用金归还单》、《费用报销单》并注明原借款金额，以便财务冲销个人借款。如不按时交回借支的，财务部门从次月开始从其工资中扣回，并按银行贷款同期利率计息清算。
属个人特殊原因经董事长批准同意的借支不属备用金范围，应按约交还或从工资中扣还，其借支按银行同期贷款利息计息。
7.2备用金的报销归还手续：
（1）借款人填写《费用报销单》；
（2）借款人部门负责人签字审核《费用报销单》事项的真实性；
（3）财务经理稽核《费用报销单》事项与金额的合理性；
（4）财务总监审核《费用报销单》合法合规性；
（5）总经理审核或批准《费用报销单》；
（6）董事长批准《费用报销单》；
（7）出纳复核《费用报销单》批准金额核销，并办理多退少补款项。
（8）会计主管按《费用报销单》业务记帐。
7.3备用金的现金归还手续：
（1）借款人填写《备用金归还单》；
（2）出纳复核《备用金归还单》与《备用金借款单》金额，收取现金并开具《收款收据》。
（8）会计主管按《备用金归还单》和《收款收据》业务记帐。
八、罚则
8.1财务部负责对备用金进行不定期盘点，备用金盘点损失，一律由出纳员，或备用金代办责任人赔偿。
8.2临时备用金超过归定时间不归还，逾期按银行同期贷款利率计息，并在归还借款时付清；因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经主管领导证明，财务总监审核，董事长批准后免于罚息。
8.3若借款人拒不归还（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请经批准后，在工资中扣回借款额和逾期利息。
8.4借款人员发生人事异动或离职，应在核销完所有支出，退还剩余的备用金后，才可办理离职和转岗手续。人事行政部未书面通知财务部确认清账，造成借款无法收回的，由人事行政部承担借款损失。
九、附则
9.1本办法由公司财务部负责解释。
9.2本办法自下发之日起生效实施。
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