xx投资集团公司档案管理制度
第一章总则
第一条为加强文书立卷归档工作，根据档案管理的有关法律法规，结合公司实际，制定本制度。
第二条本制度适用于集团公司、各子公司、各分支机构的档案管理工作。
第二章管理职责
第三条综合部承担下列档案管理职责：
（一）认真贯彻执行党国家档案管理的政策和法律法规；
（二）拟定公司档案管理的规章制度；
（三）对公司档案管理工作提出安排部署意见，指导、监督和检查公司各部门、各子公司、各分支机构档案管理工作；
（四）接收各部门、各子公司公司、各分支机构应当由公司统一管理的档案资料，做好档案的收集、整理、分类、归卷、编目、保密、查阅、制作检索工具等档案管理日常工作，并妥善保管，确保档案规范、完整、齐全和安全。
（五）做好档案信息开发利用工作，充分发挥档案存史资政等功能。
第三条公司各部门、各单位应当定期收集、整理本部门的各类档案资料。属于公司统一归档范围的，应按规定及时移交综合部，并做好本单位工作资料、业务资料、统计资料等文件资料的整理、归档和保管工作。
会计档案按照会计法和有关法律法规、行政规章的规定，单独进行管理。会计档案的管理办法另行制定。
第三章归档范围
第四条下列文件材料列入归档范围：
（一）反映本公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
（二）本公司形成的、在维护国家、企业和公司权益等方面具有凭证价值的文件材料。
（三）本公司需要贯彻执行的上级党组织、各级政府（含区政府各工作部门）的文件材料；子公司、分支机构报送的文件材料。
（四）其他对本公司具有查考价值的文件材料。
下列材料不列入归档范围：
（一）上级党组织、政府普发性的不需要本公司办理的文件材料；任免奖惩非本公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
（二）本公司文件材料中的重份文件，无查考价值的事务性、临时性文件，一般文件的历次修改稿、各次核对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的来信和电话记录，公司内部互相抄送的文件材料，本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
（三）不需要贯彻执行的区政府工作部门文件材料，以及不需抄送的区内其他国有平台公司文件材料。
（四）本公司的分支机构、子公司上报的仅供参阅的简报、情况反映和抄报的文件材料。
第四章档案管理
第五条综合部应在日常工作中对照档案的归档范围，认真做好文件材料的收集工作。
档案资料收集实行分工负责制，综合部负责收集公司总部档案资料和接收各部门、各单位移交的档案资料。涉及资金收付、财产转移、资产处置等方面的的原始资料，按规定由财务部门或其他部门存档，但应将复印件交综合部存档备查。
第六条收集的档案文件材料应当认真进行甄别，确保档案材料的完整性、真实性、合规性，并分门别类地进行整理和存放。
第七条整理好的档案文件材料按下列分类立卷：
（一）公司发展历史档案，包括：
1.公司成立的请示、报告、区委、区政府研究公司成立的会议纪要、区政府批文、工商注册文件资料；
2.公司控（参）股子公司、成立分支机构的相关文件材料；
3.公司及子公司经营场所确定和变更的文件资料；
4.公司及子公司股东及股东变更、股权转让、增资扩股、股份减持的文件资料；
5.公司及子公司发展规划（纲要）、年度工作计划、年度工作总结，重大建设项目工作总结；
6.公司在生产经营、环境保护、安全生产、投融资等方面发生的重大事件的相关文件资料；
7.公司及、分支机构、子公司和相关部门、人员受到国家、省、市区奖惩的文件资料；
8.其他与公司发展历史相关的文件资料。
（二）公司资质档案，包括：
1.公司及其分支机构、子公司营业执照正、副本原件；
2.公司及其分子机构、子公司在建设规划、工程建设、质量检验等专业行业领域，政府及行业权威机构颁发的资质证明文件；
3.在生产经营、国有资产管理营运等方面取得的行政许可、特许经营权及其类似的文件资料；
4.其他与公司相关资质认定有关的文件材料。
（三）无形资产档案，包括：
1.公司及其分支机构、子公司形成的科研成果、专利和非专利技术、著作权等知识产权；
2.公司及其子公司注册商标；
3.公司的土地使用权证；
4.其他可作为无形资产管理的文件资料。
（四）组织人事档案，包括：
1.公司高级管理人员任免（选举）文件资料；
2.公司财务负责人任免文件资料；
3.公司部门经理、子公司、分支机构负责人等管理人员任免文件资料；
4.动合同及社保缴纳资料；
5.职工招聘及培训资料；
6.公司及子公司人力资源规划（“三定”方案），人员招聘及培训规划、人力资源管理年度工作计划、总结、工作方案等文件资料；
7.绩效管理文件资料，包括绩效规划、绩效考评方案、绩效规划执行报告、述职述廉报报告、考评表等文件资料；
8.职工评先选优资料，包括评选、复核、公示等资料；
9其他需要归档的组织人事资料。
（五）经营管理档案，包括：
1.总经理办公会议文件资料，包括会议文件、会议记录、会议纪要等；
2.董事会会议文件资料，包括会议文件、会议记录、会议决议、决定、纪要等；
3.党委会有关经经营管理决策的文件资料，包括会议文件、会议记录、会议决议、决定和纪要等；
4.监事会会议文件资料，包括会议文件、会议记录、会议决议、决定和纪要等；
5.总经理、董事长签发的有关经营管理的批示、请示、报告、函件等重要文件；
6.其他需要归档的与生产经营管理有关的文件资料。
（六）党的建设及群团组织建设档案，包括：
1.党委班子选举、任命等文件资料；
2.党费缴纳、党员管理及发展党员的相关文件资料；
3.按照中央、省委统一部署开展的专项教育活动文件资料；
4.开展党风廉政建设及纪检监察工作的文件资料；
5.党委中心组学习及党支部“三会一课”文件资料；
6.党委领导班子民主生活会文件资料；
7.党委主要领导述职述廉材料；
8.工会组织建设及工会活动开展的文件资料；
9.其他需要归档的党建资料。
第八条档案分类立卷后，卷宗之间不得有重复文件。同一份文件可以在不同分类的档案中归档的，应当归在一个档案中，但应在其他卷宗中注明文件已归于某一卷宗。
第九条每年3月至6月份，综合部应当将上年接收的文件、电报及综合部自制文件进行分类、整理、归档、打印目录并装订。6月下旬将上一年的档案按规定办理档案移交入档手续，并做好移交清单（一式两份，交接双方各存一份）。
第十条公司内部人员因工作需要查阅档案的，应履行查阅审批、登记手续，未经批准，不予查阅。
外单位到申请查阅档案的，需认真验证查阅公函，并请示综合部负责人和分管副总经理同意后，方可办理查阅手续。涉密档案的查阅，须报董事长批准。
第十一条未经批准，档案查阅者不得拍照、复印、复制文件资料。
第五章罚则
第十二条有下列情形的，予以通报批评：
（一）应当归档的文件材料未及时整理归档的；
（二）应当移交综合部统一归档的文件资料没有按规定期限及时办理移交手续的；
（三）因管理不善导致档案污损、材料部分丢失但未造成严重后果的；
（四）未经批准擅自准许查阅档案或擅自同意拍照、复印、复制档案材料的。
第十三条有下列情形的，给予处分（包括党纪及公司规章制度规定的其他处分）。情节严重的，移送纪检监察部门查处，构成犯罪的，移交司法机关处理：
（一）因工作不负责任，导致档案文件资料丢失且无法重新取得的；
（二）因失职、渎职导致档案卷宗毁损、灭失的；
（三）擅自准许查阅涉密档案或其他重要档案，导致泄密或给公司造成经济损失等严重后果的；
（四）其他违反档案管理规定行为，造成严重不良后果的。
第六章附则
第十四条本制度由综合部负责解释。
本制度自公布印发之日起实施。
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